Internationaler Schulaustausch

Zum Antragstermin am 30.11. kann unsere Schule noch nicht angeben, welche weiteren Zuwendungen (Drittmittel, Spenden) für den Austausch eingeworben werden. Müssen wir die Angaben dann nachreichen und wirkt sich das dann auf unsere Förderung aus?
Im Antrag müssen die geplanten Ausgaben und die geplante Finanzierung der Maßnahme dargestellt werden, soweit das zu diesem Zeitpunkt möglich ist. Nach Abschluss der Maßnahme werden im Verwendungsnachweis dann die tatsächlich entstandenen Ausgaben sowie die erfolgte Finanzierung dargestellt. Zu diesem Zeitpunkt liegen alle Rechnungen, Belege, Quittungen etc. vor. Für die Antragstellung ist wichtig, dass die Finanzierung der Maßnahme vollständig gesichert ist, hier können z.B. unter „Weitere Zuwendungen“ erwartete Spenden oder andere Einnahmen angesetzt werden. Im Verwendungsnachweis muss dargestellt werden, dass die angesetzten Ausgaben tatsächlich entstandenen sind und in welcher Höhe. Eine Nachförderung aus staatlichen Mitteln über die bewilligte Förderung hinaus kann nicht erfolgen. Finanzierungsdefizite z.B. in Folge von nicht erfolgten Spenden müssen vor Beginn der Maßnahmeaus z.B. Eigenmitteln gedeckt werden.

Bis wann muss ein Antrag für eine Maßnahme in 2026 gestellt werden?
Der Antrag auf Förderung für eine Maßnahme, die im Jahr 2026 stattfinden soll, muss bis zum 30.11.2025 per E-Mail (internationaler.schulaustausch(at)bjr.de) beim BJR eingehen.

Können auch unter dem Jahr Anträge gestellt werden?
Nein. Alle Anträge für Maßnahmen im Jahr 2026 müssen bis zum 30.11.2025 per E-Mail (internationaler.schulaustausch(at)bjr.de) beim BJR gestellt werden.

Können auch Maßnahmen gefördert werden, bei denen Schülerinnen und Schüler aus dem Ausland nach Bayern kommen?
Nein. Es können nur Maßnahmen gefördert werden, bei denen bayerische Schülerinnen und Schüler ihre Partnerschule im Ausland besuchen.

Mit welchen Ländern ist ein Austausch möglich?
Über den internationalen Schulaustausch können Maßnahmen mit allen Mitgliedsstaaten des Europarates sowie mit Israel gefördert werden.

Ist die Förderung eines Austauschs mit Frankreich nur alle 2 Jahre möglich?
Nein. Die Förderung eines Austauschs mit Frankreich ist jedes Jahr möglich. Parallel zur Antragstellung beim BJR muss ein Antrag beim Deutsch-Französischen Jugendwerk gestellt werden.

Können auch die Fahrtkosten der begleitenden Lehrkräfte gefördert werden?
Nein. Es können ausschließlich die Fahrtkosten der bayerischen Schülerinnen und Schüler gefördert werden. Bei staatlichen Schulen in Bayern werden die Reisekosten der begleitenden Lehrkräfte über das Landesamt für Finanzen in Passau abgerechnet.

Können auch Fahrtkosten gefördert werden, die durch Aktivitäten vor Ort entstehen (Ausflüge, Exkursionen)?
Nein. Es können ausschließlich die Fahrtkosten gefördert werden, die durch die Reise vom Schulort in Bayern zur Partnerschule im Ausland entstehen (einfache Entfernungskilometer).

Warum muss für einen Austausch mit Frankreich, Polen und Griechenland immer auch ein Antrag beim jeweiligen Jugendwerk gestellt werden?
Gemäß den Richtlinien zur Förderung des internationalen Schulaustausches des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus vom 27.08.2025 (hier 5.4.5 Mehrfachförderung), darf die Förderung nur nachrangig gegenüber Zuwendungen von Jugendwerken verwendet werden. Im Falle eines geplanten Austausches mit Frankreich, Polen oder Griechenland muss also zunächst eine mögliche Förderung über das jeweilige Jugendwerk erfolgen. Anschließend kann geprüft werden, inwieweit eine Förderung aus Mitteln des internationalen Schulaustausches über den BJR erfolgen kann.

Muss die beim Jugendwerk beantragte Förderung im Antragsformular des internationalen Schulaustausches unter Finanzierung angegeben werden?
Nein. Beachten Sie hierfür das gesonderte Eingabefeld im Antragsformular.

Welche Kosten sind förderfähig?
Über den internationalen Schulaustausch können die Fahrtkosten der bayerischen Schülerinnen und Schüler gefördert werden, die durch den Besuch der Partnerschule im Ausland entstehen. Für die Berechnung der maximalen Förderung werden die einfachen Entfernungskilometer verwendet.

Gibt es unterschiedliche Fördersätze für verschiedene Länder?
Nein. Austauschmaßnahmenmit allen Mitgliedsstaaten des Europarates sowie mit Israel können mit bis zu 0,16 € (Fahrtkilometer) bzw. bis zu 0,08 € (Flugkilometer) gefördert werden.

Wie umfangreich muss die Maßnahme beschrieben werden und was muss unbedingt im Begegnungsprogramm enthalten sein?
Aus der Beschreibung der Maßnahme muss u.a. hervorgehen, dass der Aufenthalt mindestens 4 Tage dauert und die bayerischen Schülerinnen und Schüler mindestens die Hälfte der Aufenthaltsdauer am Unterricht und schulischen Leben der Partnerschule teilnehmen,  bei einer Gruppenmaßnahme mit Auslandspraktikum mindestens die Hälfte der Aufenthaltsdauer in einem Betrieb oder einer sonstigen Einrichtung. Im Antrag sollte auch dargestellt werden, wie die Mitbestimmung und Mitwirkung der Schülerinnen und Schüler bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung sichergestellt sind.

Warum muss ich alle Ausgaben angeben, wenn doch nur die Fahrtkosten gefördert werden?
Eine Förderung aus staatlichen Mitteln kann nur dann erfolgen, wenn ein Bedarf besteht. Aus dem Antrag muss also hervorgehen, dass unter Berücksichtigung aller Ausgaben und aller Einnahmen (z.B. Teilnehmendenbeiträge, Spenden etc.) noch ein Finanzierungsdefizit besteht. Daher müssen im Antrag alle Ausgaben und Einnahmen dargestellt werden.

Wir haben noch keine Unterkunft gebucht und können nur ungefähre Angaben zu den Kosten machen.
Im Antrag müssen die geplanten Ausgaben und die geplante Finanzierung der Maßnahme dargestellt werden, soweit das zu diesem Zeitpunkt möglich ist. Nach Abschluss der Maßnahme werden im Verwendungsnachweis die tatsächlich entstandenen Ausgaben sowie die nun erfolgte Finanzierung dargestellt. Im Antrag können daher auch Angaben auf der Basis von Recherche, eingeholten Angeboten oder Erfahrungswerten gemacht werden.

Was bedeutet „Weitere Zuwendungen“ im Antragsformular?
Unter „Weitere Zuwendungen“ müssen sogenannte Drittmittel, bspw. Spenden, Einnahmen aus Schulveranstaltungen, Beiträge des Elternbeirates etc. aufgeführt werden.

Wir fahren eine andere Route, als die von Google Maps als kürzeste Route angegebene. Welche Entfernungskilometer können wir angeben?
Die Ermittlung der einfachen Entfernung zwischen dem Schulort in Bayern und der Partnerschule im Ausland erfolgt über Google Maps (kürzeste Route). Alternative Routen sind für die Berechnung der max. Förderung über den BJR nicht möglich.

Welche Belege werden benötigt, um nachzuweisen, dass eine Flugreise eine deutliche Zeitersparnis bringt und gefördert werden kann?
Legen Sie Ihrem Antrag bspw. einen Screenshot von der Reiseroute bei, aus dem hervorgeht, dass die Reisedauer mit alternativen Verkehrsmitteln (z.B. Bus oder Bahn) mindestens 10 Stunden dauern würde. Als weiteren Beleg fügen Sie noch die geplanten Verkehrsmittel zum Flughafen im Heimatland, die Flugdaten (z. B. Angebot eines Reisedienstleisters) und die geplanten Verkehrsmittel vom Flughafen im Ausland bis zur Partnerschule bei. Die Gesamtreisezeit ergibt sich aus dem Abfahrtszeitpunkt zum Flughafen bis zur geplanten Ankunft an der Partnerschule.

Können bei Flugreisen auch die Transfer-Fahrten von der Schule zum Flughafen gefördert werden?
Nein. Bei der Förderung von Flugreisen werden nur die einfachen Entfernungskilometer zwischen dem Schulort in Bayern und der Partnerschule im Ausland für die Berechnung der maximalen Förderung herangezogen. Diese werden über luftlinie.org ermittelt.

Unsere Schule hat keine Bankverbindung des Schulaufwandsträgers. Können wir auch die Bankverbindung unseres Schulkontos angeben?
Nein, falls es noch kein Konto des Schulaufwandsträgers gibt, muss die Schulleitung beim Schulaufwandsträger ein solches beantragen und einrichten lassen. Staatliche Zuwendungen dürfen nicht auf ein Schul- oder Privatkonto ausbezahlt werden.

Kann im Antragsformular auch ein privates Konto angegeben werden, z.B. das der Lehrkraft?
Nein. Es muss das Konto des Schulaufwandsträgers angegeben werden.

In welcher Form muss die Befugnis des Schulaufwandsträgers zur Antragstellung gegeben werden? Muss diese Befugnis für jeden Antrag erneut gegeben werden oder kann die Befugnis grundsätzlich für die Antragstellung zur Förderung des Internationalen Schulaustauschs gegeben werden
Der Schulaufwandsträger muss grundsätzlich einmal die Befugnis erteilen, dass Sie berechtigt sind, im Rahmen eines Verfahrens zur Förderung des internationalen Schulaustauschs Anträge und Erklärungen abgeben und empfangen zu können. Dies ist grundsätzlich formlos möglich; es empfiehlt sich jedoch mindestes Textform (§ 126b BGB).

Wie finde ich heraus, welche Stelle die Rechtsaufsicht für unseren Schulaufwandsträger hat?
Die Rechtsaufsichtsbehörden sind bei kommunalen Schulen kreisangehöriger Gemeinden und deren Gemeindeverbände die örtlich zuständigen Landratsämter (Abteilung 3); dies gilt auch für große Kreisstädte. Bei kreisfreien Städten, Landkreisen und deren Gemeindeverbände liegt die Rechtsaufsicht bei der örtlich zuständigen Regierung (Sachgebiet 12).

Unsere Schule hat beim Schulaufwandsträger wegen des Kontos angefragt, aber noch keine Rückmeldung erhalten. Können wir den Antrag trotzdem stellen und die Kontoangaben nachliefern?
Ja, das ist möglich. Wichtig ist, dass der Antrag fristgerecht zum 30. November eines Jahres gestellt wird. Da die Bewilligung der Fördermittel zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt, können die Kontoangaben des Schulaufwandsträgers nachgereicht werden. Geben Sie diese so bald wie möglich an, damit die Bewilligung der Mittel rechtzeitig erfolgen kann.

Unsere Schule besitzt ein staatliches Schulkonto, das gemäß KMS vom 4. Mai 2023, Gz.: II.1-BS4610.2/35/125, zur Abwicklung von Schulveranstaltungen und Schülerfahrten eingerichtet wurde. Warum können wir dieses Konto nicht für die Förderung angeben?
Kostenbeiträge zur finanziellen Abwicklung von Schulveranstaltungen von Erziehungsberechtigten oder volljährigen Schülerinnen und Schüler können auf ein staatliches Schulkonto eingezahlt werden (§ 25 Abs. 1 BaySchO). Mittel aus Zuwendungen (vgl. Art. 23, 44 der Bayerischen Haushaltsordnung) stellen dagegen Haushaltsmittel dar. Nach § 25 Abs. 3 BaySchO dürfen Haushaltsmittel nicht über staatliche Schulkonten abgewickelt werden. Zudem ist auch bei staatlichen Schulen der Schulaufwandsträger Zuwendungsempfänger der Fördermittel. Eine Auszahlung auf das staatliche Schulkonto ist damit grundsätzlich nicht zulässig.