Finanzordnung für Gliederungen mit doppelter Buchführung (FO-Dop)

Alle Informationen zur Finanzordnung für Gliederungen mit doppelter Buchführung (FO-Dop).

Teil 1 Allgemeines

§ 1 Geltungsbereich, Begriffe

(1) Bezirks-, Kreis-und Stadtjugendringe, die mit Zustimmung des Landesvorstands des Bayerischen Jugendrings1 anstelle der Verwaltungsbuchführung (Kameralistik) nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung buchen, wenden diese Finanzordnung an.

(2) Diese Finanzordnungleitet sich in Grundzügen von der Eigenbetriebsverordnung ab, soweit nicht unmittelbarer Bezug auf die Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches2 genommen wird.

§ 2 Zuständigkeiten

(1) Die Vollversammlung/der Bezirksjugendring-Ausschuss beschließt den Haushalt3 in Form des Wirtschaftsplans (§ 4) und stellt die aussagekräftige Zusammenfassung des Jahresabschlusses3 (§ 31 Abs. 4) nach Entgegennahme des Berichts der gewählten Rechnungsprüfer (§ 41) fest.

(2) Der Vorstand beschließt auf derGrundlage des Wirtschaftsplans die Detailplanung des Erfolgsplans (§ 14 Abs. 1 Nr. 2) und stellt, die Jahresrechnung3 in Form des Jahresabschlusses (§ 14 Abs. 1 Nr. 7, § 31 Abs. 3) nach Entgegennahme des Testats der Wirtschaftsprüfer/-innen (§ 40) fest.

Teil 2 Wirtschaftsplan

§ 3 Grundsätze

Die Bezirks-, Kreis-und Stadtjugendringe haben ihre Haushalts- und ihre Finanzwirtschaft so zu planen und durchzuführen, dass die Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben und der Beschlüsse der Vollversammlung bzw. des Bezirksjugendring-Ausschusses gesichert ist. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten.

§ 4 Wirtschaftsplan

(1) Für jedes Kalenderjahr stellt der Jugendring einen Wirtschaftsplan auf.

(2) Er tritt am 1. Januar in Kraft.

(3) Der Wirtschaftsplan setzt sich aus dem Erfolgsplan, dem Stellenplan und dem Vermögensplan zusammen.

(4) Der Wirtschaftsplan ist um eine Richtlinie über Entschädigungen an den Vorstand zu ergänzen.

(5) Es gilt der Kontenrahmen (Anlage 3) sowie der Kostenstellenrahmen (Anlage 2).

§ 5 Erfolgsplan

(1) Der Erfolgsplan muss alle voraussehbaren Erträge und Aufwendungen des Wirtschaftsjahres enthalten. Er ist in der Ordnung der Erfolgsrechnung (Gewinn-und Verlustrechnung) und in der Tiefe der Einzelpläne unter Berücksichtigung unterschiedlicher Mittelherkunft bzw. Einrichtungsart zu gliedern.

(2) Die veranschlagten Erträge, Aufwendungen und Zuweisungen zu den Rücklagen sind ausreichend zu begründen, insbesondere soweit sie von den Vorjahreszahlen erheblich abweichen. Zum Vergleich sind die Zahlen des Erfolgsplans des laufenden Jahres und die abgerundeten Zahlen der Gewinn-und Verlustrechnung des Vorjahres daneben zu stellen.

(3) Aufwendungen und Erträge müssen ausgeglichen sein.

(4) In qualitativer Hinsicht werden je Einzelplan unter Berücksichtigung der Mittelherkunft bzw. Einrichtungsart Zielsetzungen formuliert. Die in § 12 beschriebenen Bewirtschaftungsmöglichkeiten können eingeschränkt werden. Zielsetzungen können auch im Vermögensplan und im Stellenplan formuliert werden.

§ 6 Stellenplan

Im Stellenplan sind die Stellen (ggf. mit Stellenanteilen) je Einzelplan unter Berücksichtigung der Mittelherkunft bzw. Einrichtungsart für die nicht nur vorübergehend Beschäftigten für das Haushaltsjahr und das Vorjahr nach Vergütungs- oder Lohngruppe getrennt auszuweisen. Wesentliche Abweichungen sind zu erläutern.

§7 RÜCKLAGEN

(1) Es soll eine Betriebsmittelrücklage gebildet werden, aus der die rechtzeitige Leistung der Ausgaben gesichert und die Risiken des Geschäftsbetriebs aufgefangen werden. Die Betriebsmittelrücklage soll zehn vom Hundert des Durchschnitts der Aufwendungen der letzten drei Jahre betragen. Zugrunde zu legen sind die Aufwendungen der Erfolgsrechnung (Gewinn-und Verlustrechnung), ohne Abschreibungen und Aufwendungen für Zuschüsse an Jugendorganisationen.Ein sich sonst am Jahresende ergebender Gewinn4 soll der Betriebsmittelrücklage zugeführt werden. Ein sonst auszuweisender Verlust4 darf aus der Betriebsmittelrücklage finanziert werden.

(2) Neben der Betriebsmittelrücklage können besondere Rücklagen für übergeordnete Einzelzwecke gebildet werden. Die Zwecke der besonderen Rücklagen sind einzeln zu bezeichnen. Es muss ein Nachweis geführt werden können, dass die Rücklagen mittelfristig für den bestimmten Zweck verwendet werden. Zeichnet sich ab, dass der Zweck nicht verwirklicht werden kann, ist die Rücklage aufzulösen und den Erfolgsplan zuzuführen.

§ 8 Vermögensplan

(1) Ein Vermögensplan undeine mittelfristige Investitionsplanung sind nur aufzustellen, wenn entsprechende Vorhaben beschlossen oder erkennbar sind.

(2) Der Vermögensplan muss mindestens enthalten: 1. alle voraussehbaren Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres, die sich aus Anlagenänderungen (Erwerb, Erneuerungen, Erweiterungen, Neubau, Veräußerung) und 2. die notwendigen Verpflichtungsermächtigungen.

(3) Es soll zusätzlich eine mittelfristige Investitionsplanung aufgestellt werden, die Bestandteil des Vermögensplans ist.

(4) Auf der Einnahmenseite des Vermögensplans sind die vorhandenen oder zu beschaffenden Deckungsmittel nachzuweisen. Sollen zur Finanzierung Kredite (§ 10) aufgenommen werden, so ist für jede Einzelmaßnahme die Notwendigkeit der Kreditaufnahme zu begründen. Dabei ist anzugeben, wie sich die Belastungen einschließlich eventueller Tilgungs-und Zinslasten voraussichtlich auf die künftigen Jahre verteilen.

(5) Die Ausgaben und die Verpflichtungsermächtigungen (§ 8) für Anlagenänderungen sind nach Vorhaben getrennt zu veranschlagen und zu erläutern. Die Vorhaben sind nach dem Anlagennachweis (Anlage 5) und nach Kostenstellen zu gliedern.

(6) Einnahmen und Ausgaben müssen ausgeglichen sein.

§ 9 Verpflichtungsermächtigungen

(1) Verpflichtungen zur Leistung von Ausgaben für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen in künftigen Jahren dürfen nur eingegangen werden, wenn der Haushalt hierzu ermächtigt.

(2) Verpflichtungsermächtigungen dürfen zu Lasten der dem Wirtschaftsplanjahr folgenden drei Jahre vorgesehen werden,

(3) Die Verpflichtungsermächtigungen gelten bis zum Ende des Wirtschaftsjahres und, wenn der Wirtschaftsplan für das folgende Wirtschaftsplanjahr nicht rechtzeitig beschlossen wird, bis zu diesem Zeitpunkt.

(4) Der Gesamtbetrag der Verpflichtungsermächtigungen bedarf der Zustimmung des Landesvorstands (§ 15 Abs. 2 d bzw. § 24 Abs. 2 d Satzung). Erst wenn die Zustimmung vorliegt, dürfen Verpflichtungen eingegangen werden.

§ 10 Kredite

(1) Kredite dürfen ausschließlich zur Finanzierung des Vermögensplans (§ 8) aufgenommen werden und dies nur dann, wenn eine andere Finanzierung nicht möglich ist oder unzweckmäßig wäre.

(2) Im Vermögensplan ist der Kreditbedarf je Einzelmaßnahme in Höhe der Rückzahlungsverpflichtung einzubringen. Zur Notwendigkeit der Kreditaufnahmen ist zu begründen, weshalb eine andere Finanzierung nicht möglich ist. Ergänzend zur Begründung ist für jede einzelne Maßnahme die gesamte Finanzierung und für jeden Einzelkredit Tilgungs-und Zinsenlasten getrennt nach Jahren darzustellen.

(3) Der Gesamtbetrag der vorgesehenen Kreditaufnahmen bedarf der vorherigen Zustimmung durch den Landesvorstand (§ 15 Abs. 2 d bzw. § 24 Abs. 2 d Satzung). Erst wenn die Zustimmung vorliegt, dürfen Kreditverträge geschlossen und kreditfinanzierte Ausgaben geleistet werden.

(4) Kontokorrentkredite (§ 19) bleiben hiervon unbetroffen.

§ 11 Beschluss über den Wirtschaftsplan

(1) Der Wirtschaftsplan soll vor Beginn des Wirtschaftsjahres beschlossen werden.

(2) Ist der Wirtschaftsplan nicht vor Beginn des Wirtschaftsjahres beschlossen, so gilt der Wirtschaftsplan des Vorjahres mit folgenden Maßgaben weiter:

  • Die Ansätze für Personalkosten im Rahmen des Stellenplans und andere regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gelten weiter.
  • Waren im Vermögensplan des Vorjahres für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen Verpflichtungsermächtigungen vorgesehen oder wurden entsprechende Haushaltsreste gebildet, so können die anfallenden Ausgaben getätigt werden.
  • Festlegungen im Erfolgsplan, die sich nur auf Maßnahmen des abgelaufenen Jahres bezogen haben, dürfen nicht mehr in Anspruch genommen werden.

Im Übrigen dürfen die Ansätze des Erfolgsplans des Vorjahres bis zu 60 von Hundert ausgeschöpft werden.

(3) Ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan muss beschlossen werden, wenn die Planziele sich trotz Haushaltssperren, Bewirtschaftungs- und anderer Maßnahmen des Vorstands nicht erreichen lassen oder neue Trägerschaften, neue Investitionen oder neue kostenwirksame Aufgaben auf den Jugendring zukommen, die im Wirtschaftsplan nicht berücksichtigt sind. Ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan ist auch erforderlich, wenn

  • der Höchstbetrag der Kreditaufnahmen (§ 10) erhöht werden muss
  • die vorgesehenen Verpflichtungsermächtigungen (§ 9) erhöht oder erweitert werden sollen
  • der Höchstbetrag der Kassenkredite (§ 19)
  • der Stellenplan (§ 7) oder
  • die Richtlinie über Entschädigungen an den Vorstand (§ 4 Abs. 4)

geändert werden sollen. Im Nachtrag zum Wirtschaftsplan werden nur die Änderungen dargestellt.

§ 12 Verbindlichkeit des Wirtschaftsplans

(1) Bei Erfüllung der Zielsetzungen zum Erfolgsplan, sind folgende Bewirtschaftungsspielräume zugelassen, soweit diese Optionen nicht im Rahmendes Wirtschaftsplanbeschlusses eingeschränkt werden.

  • Im Rahmen der Erfüllung der Zielsetzungen dienen Erträge nach Anlage 1 Nr. 1 sowie die Zuschüsse für Einzelaktivitäten (Anlage 1 Nr. 3) grundsätzlich der Deckung der Aufwendungen (Anlage 1 Nr. 7, 9,10, 13 und 14).
  • Tritt am Ende des Wirtschaftsjahres beim Abgleich des Erträge und Aufwendungen nach Abs. 1 Nr. 1 eine Verbesserung ein, liegt ein Kostenstellen-Überschuss vor, tritt eine Verschlechterung ein, liegt ein Kostenstellen-Fehlbetrag vor. Diese dürfen einmalig auf das nächste Wirtschaftsplanjahr übertragen werden und können im Rahmen der Zielsetzungen verwendet werden oder müssen entsprechend eingespart werden.

(2) Die Mittel im Vermögensplan sind übertragbar. Die Übertragbarkeit erfolgt über die passive Rechnungsabgrenzung. Übertragene Mittel bleiben bis zum Ende des Wirtschaftsjahres verfügbar, in dem die Maßnahme abgeschlossen wird.

(3) Verpflichtungsermächtigungen sind nicht übertragbar.

(4) Im Übrigen dienen die Erträge zur Deckung der Aufwendungen. Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, dürfen nach den Festlegungen des Investitionsplans Maßnahmen vorgezogen werden.

(5) Zweckgebundene Zuschüsse und Einnahmen mit einer Finanzierungsauflage dürfen nur für die jeweils bestimmten Zwecke verwendet werden.

Teil 3 Ausführung des Wirtschaftsplans

§ 13 Allgemeine Regeln für die Bewirtschaftung des Wirtschaftsplans

(1) Der Haushalt richtet sich an den Vorstand, der für dessen ordnungsgemäßen Vollzug verantwortlich ist.

(2) Der Vorstand bestellt zur Bewirtschaftung des Wirtschaftsplans eine/n Haushaltsverantwortlichen, der für das Rechnungswesen verantwortlich ist.

(3) Die Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben, ihr Eingang ist zu überwachen.

(4) Die Ausgabemittel sind so zu verwalten, dass sie zur Deckung aller Ausgaben im Wirtschaftsplanjahr, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen, ausreichen.

(5) Investitionen dürfen nur getätigt werden, wenn die Deckungsmittel rechtzeitig bereitstehen.

(6) Stellen sind wie im Stellenplan angegeben zu besetzen. Auf höhere Vergütungs- oder Lohngruppen dürfen niedrigere Stellen verrechnet werden. Sind verschiedene Stellen nicht voll besetzt, können die Stellenbruchteile zusammengefasst werden, wobei sich die zu besetzende Stelle nach der niedrigsten Eingruppierung bestimmt.

§ 14 Wahrnehmung der Verantwortung für den Vollzug des Wirtschaftsplans durch den Vorstand

(1) Der Vorstand ist für den ordnungsgemäßen Vollzugs des Wirtschaftsplans verantwortlich. Dies umfasst:

  • 1. Beschluss über den Entwurf des Wirtschaftsplans und die Ausgestaltung zur Vorlage an die Vollversammlung/den Bezirksjugendring-Ausschuss einschließlich eines eventuellen Nachtrags zum Wirtschaftsplan.
  • 2. Zum Erfolgsplan ist eine Detailplanung (Detail-Erfolgsplan) vorzunehmen, wobei Einzelansätze entsprechend dem Kontenrahmen zu bilden sind. Es ist zumindest auf die Gruppen des Kontenrahmens abzustellen. Bei wesentlichen Veränderungen ist der Detail-Erfolgsplan vom Vorstand erneut zu beschließen.
  • 3. Beschluss über die Umsetzung des Investitionsplans und größerer Ausgaben, soweit dadurch Folgekosten verursacht werden; dies betrifft auch die Annahme zweckgebundener Spenden oder Zuwendungen.
  • 4. Erlass (endgültiger Verzicht) von Ansprüchen mindestens ab der Höhe von 1.000 EUR.
  • 5. Zuführungen und Entnahmen zu/aus den Rücklagen.
  • 6. Abschluss von Kredit-und Kontokorrentkreditverträgen.
  • 7. Vorläufige Feststellung der wesentlichen Rahmenbedingungen des Jahresabschlusses. Dabei ist auch über die Verwendung eventueller Kostenstellen-Überschüsse oder Fehlbeträge, die Bildung oder Auflösung von Haushaltsresten, die Zuführung an bzw. die Entnahme von Rücklagen zur Vermeidung von Gewinnen bzw. Verlusten zu entscheiden. Nach erfolgter Abschlussprüfung stellt der Vorstandden Jahresabschluss fest.
  • 8. Beschluss über Form und Inhalt der aussagekräftigen Zusammenfassung des Jahresabschlusses zur Vorlage an die Vollversammlung/den Bezirksjugendring-Ausschuss.
  • 9. Entgegennahme und Stellungnahme zum Bericht der Wirtschaftsprüfer/innen und der gewählten Rechnungsprüfer/-innen und zu anderen zu den Rechnungsprüfungsberichten.
  • 10. Beschluss der möglichen Übertragung von Bewirtschaftungsbefugnissen an Budgetverantwortliche.
  • 11. Dienstanweisung zum Haushalts-und Kassenvollzug, in der insbesondere der Rahmen der Delegation von Aufgaben bestimmt ist.
  • 12.Berufung eines/r Haushaltsverantwortlichen, der Budgetverantwortlichen sowie eines/r Kassenleiters/in.

(2) Es kann ein beschließender Ausschuss (Finanzausschuss) nach § 14 Abs. 3 bzw. §23 Abs. 4 Satzung bestellt werden. Der Ausschuss berät die Beschlüsse des Vorstands vor, soweit er nicht für die Entscheidungen selbst zuständig ist. Näheres regelt die Dienstanweisung zum Haushalts-und Kassenvollzug. Nicht an den Ausschuss übertragen werden können die Aufgaben 1, 2, 7 bis 12.

§ 15 Bestellung und Aufgaben des/der Haushaltsverantwortlichen5

(1) Die Bewirtschaftung des Wirtschaftsplans verantwortet der/die Geschäftsführer/in als Haushaltsverantwortliche/r. Der Vorstand kann alternativ auch eine/n andere/n hauptamtliche/n Mitarbeiter/in in Leitungsfunktion zum/r Haushaltsverantwortlichen bestellen.

(2) Dem/der Haushaltsverantwortlichen obliegt die Leitung des Rechnungswesens. Dies schießt ein:

  • 1. Beteiligung an allen Maßnahmen, die sich mittelbar oder unmittelbar auf den Wirtschaftsplan auswirken.
  • 2. Erarbeitung eines Wirtschaftsplans und der Erfolgsplan-Detailplanung und sonstiger finanzieller Planungen für den Vorstand.
  • 3. Veranlassung und Überwachung von Kalkulationen für größere Veranstaltungen und Projekte.
  • 4. Einholung und Auswertung von Berichten zur Ausführung des Erfolgsplans wenn Bewirtschaftungsbefugnisse übertragen wurden, zur Berichtsvorlage im Vorstand sowie weitere Berichte, die dem Vorstand die Steuerung des Wirtschaftsplansermöglichen.
  • 5. Die regelmäßige Auswertung der Abschlüsse und die Überwachung des Wirtschaftsplans einschließlich des Berichts an den Vorstand, Empfehlung von Bewirtschaftungsmaßnahmen, wenn es die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben erfordert5 Leiter/in des Rechnungswesens
  • 6. Entscheidung über den Erlass von Ansprüchen unter 1000 EUR, Niederschlagung und Stundung von Ansprüchen
  • 7. Die Aufstellung des Inventars (§ 28).
  • 8. Aufstellung des Jahresabschlusses einschließlich der Erstellung daraus resultierender Vorlagen für die Vorlage an die Vollversammlung/den Bezirksjugendring-Ausschuss.
  • 9. Der Vortrag des Wirtschaftsplans und des Jahresabschlusses in der Vollversammlung bzw. im Bezirksjugendring-Ausschuss.
  • 10. Unverzügliche Unterrichtung des/r Vorsitzenden bei Gefährdung des Ausgleichs des Wirtschaftsplans (§ 16 Abs. 2 Nr. 12).
  • 11. Die Erstellung der Kosten-und Leistungsrechnung (§ 33).

(3) Der/die Haushaltsverantwortliche ist berechtigt, an allen Beratungen des Vorstands, der Ausschüsse und der Vollversammlung bzw. des Bezirksjugendring-Ausschusses teilzunehmen, soweit haushaltsrelevante Themen behandelt werden. Er/sie hat hierzu Rederecht. An Haushaltsverhandlungen mit anderen Stellen ist er/sie hinzuzuziehen.

(4) Werden Entscheidungen getroffen oder Maßnahmen eingeleitet, die den haushaltsmäßigen Bestimmungen und Erfordernissen zuwiderlaufen, ist insbesondere die Finanzierung nicht gesichert, hat der/die Haushaltsverantwortliche das Recht, der Entscheidung formell zu widersprechen. Ein solcher Widerspruch hat aufschiebende Wirkung.Mit einem solchen Widerspruch hat sich der Vorstand zu befassen.

(5) Der/die Haushaltsverantwortliche nimmt die Anordnungsbefugnis auf Kassen-und Umbuchungsanordnungen wahr, soweit diese nicht übertragen ist.

§ 16 Tätigwerden des Vorstands bei Gefährdung des ausgleichs des Wirtschaftsplans

(1) Wenn die Entwicklung der Erträge, Aufwendungen und Zuweisungen es erfordert, müssen die Bewirtschaftungsspielräume durch Sperren und andere geeignete Maßnahmen eingeschränkt werden. Hierüber entscheidet der Vorstand (§ 14 Abs. 1 Nr. 2).

(2) Sind bei der Ausführung des Wirtschaftsplans erfolgsgefährdende Mindererträge oder Mehraufwendungen zu erwarten, so ist dem Vorstand umgehend durch den/die Vorsitzende zu berichten. Erforderlichenfalls ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan unverzüglich der Vollversammlung/dem Bezirksjugendring-Ausschuss vorzulegen.

Teil 4 Kassen-und Buchführung

1. Abschnitt: Allgemeines

§ 20 Kasse

(1) Der Jugendring richtet eine Kasse ein. Sie wird von einem/r hauptberuflichen Kassenleiter/in, der/die vom Vorstand bestellt wird, geleitet. Dem/ der Kassenleiter/in können weitere Mitarbeiter/innen zugeordnet werden.

(2) Der/die Kassenleiter/in und seine/ihre Mitarbeiter/innen dürfen weder an Anordnungsgeschäften beteiligt noch mit einem/r Anordnungsbefugten verwandt oder verschwägert sein.

(3) Der/die Kassenleiter/in wird organisatorisch und fachlich dem/der Haushaltsverantwortlichen zugeordnet.

§ 21 Aufgaben der Kasse

(1) Die Kasse ist nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu führen. Zu ihren Aufgaben gehören:

  • 1. die Abwicklung aller Zahlungsgeschäfte
  • 2. die Verwaltung der Kassenmittel
  • 3. die Buchführung einschl. der Ablage der Belege
  • 4. die Mahnung fälliger Einzahlungen
  • 5. die Erstellung von Abschlüssen und die Rechnungslegung.

(2) Die Kassenaufgaben sind ordnungsgemäß und wirtschaftlich zu erledigen. Die Zahlungsmittel, Bücher und Belege müssen sicher aufbewahrt werden; Buchungscomputer dürfen nicht unbefugt benutzt werden.

(3) Sendungen an die Kasse sind dieser ungeöffnet und schnellstmöglich zuzuleiten.

(4) Beim Wechsel des/r Kassenleiters/in ist die Kassenübergabe in einem Protokoll schriftlich festzuhalten.

§ 22 Zahlstellen in Einrichtungen und Handvorschüsse

(1) Zur Erledigung der Kassengeschäfte, mit Ausnahme des Mahnwesens, können in den Einrichtungen Zahlstellen als Teile der Kasse eingerichtet werden. Es ist jeweils ein/e Zahlstellenleiter/in zu bestellen, der/die bezogen auf den Kassenvollzug fachlich dem/r Kassenleiter/in zugeordnet ist. Entbehrliche Zahlstellen sind alsbald aufzulösen. In der Dienstanweisung zum Haushalts-und Kassenvollzug (§ 14 Abs. 1 Nr. 11) sind zu regeln:

  • 1. die Aufgaben der Zahlstellen.
  • 2. die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die von der Zahlstelle zu verwaltenden Konten bei den Kreditinstituten.
  • 3. die buchungstechnischen Abwicklungen und das Abrechnungsverfahren.

Die Abrechnung ist in der Regel monatlich, spätestens zum Jahresabschluss vorzunehmen.

(2) Zur Leistung geringfügiger Barzahlungen, die regelmäßig anfallen, können Einrichtungen und Mitarbeiter/innen Handvorschüsse erhalten, die monatlich abzurechnen sind, soweit kein kürzerer Zeitraum für die Abrechnung bestimmt ist. Handvorschüsse werden als Forderungen nachgewiesen. Die Verwalter/innen der Handvorschüsse sind fachlich nicht der Kasse unterstellt. Nähere regelt die Dienstanweisung zum Haushalts-und Kassenvollzug (§ 14 Abs. 1 Nr. 11).

2. Abschnitt: Zahlungsverkehr, Verwaltung der Kassenmittel

§ 23 Erfordernis der Kassenanordnung

(1) Die Kasse darf nur auf Grund einer schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung) Auszahlungen leisten und Buchungen vornehmen. Einzahlungen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden; bei Zahlungsanordnungen nach § 18 können die Buchungsstellen und das Wirtschaftsplanjahr (Wirtschaftsjahr) im Rahmen der Buchführung bezeichnet werden.

(2) Kassenanordnungen, die nicht den Erfordernissen von § 18 entsprechen oder sonst zu Bedenken Anlass geben, dürfen erst ausgeführt werden, wenn sie die anordnende Stelle berichtigt hat oder sie Aufrecht hält. Dabei hat die Kasse den sachlichen Inhalt einer Anordnung nicht nachzuprüfen.

§ 24 Allgemeines

(1) Der Zahlungsverkehr ist möglichst unbar abzuwickeln. Hierzu richtet der/die Vorsitzende des Jugendrings Konten bei Kreditinstituten im notwendigen Umfang ein. Die Zeichnungsbefugnis über die Konten wird durch die Kasse wahrgenommen. Scheckformulare sind im Kassenbehälter aufzubewahren.

(2) Ist eine Barkasse eingerichtet, muss das Bargeld in einem eigenen Kassenbehälter aufbewahrt werden. Im Kassenbehälter sind auch die Scheckformulare aufzubewahren. Einen Schlüssel zum Kassenbehälter führt der/die zuständigen Kassenmitarbeiter/in bei sich, ein weiterer Schlüssel und ggf. die Nummernkombination des Kassenbehälters sind in einem versiegelten Kuvert an anderer, nicht allgemein zugänglicher Stelle aufzubewahren.

(3) Die Guthaben auf den Konten bei den Kreditinstituten und der Bestand der Barkasse sind so gering wie möglich zu halten. Aufgabe der Kasse ist es, nicht benötigte Kassenmittel zinsgünstig anzulegen. Vor der Anlage ist der/die Haushaltsverantwortliche zu unterrichten, damit größere Ein- und Auszahlungen berücksichtigt werden können. Die Inanspruchnahme der Rücklagen zur Kassenbestandsverstärkung veranlasst der Haushaltsverantwortliche. Bei der Inanspruchnahme des Kontokorrentkredits ist der Haushaltsverantwortliche zu informieren. In der Dienstanweisung zum Haushalts-und Kassenvollzug ist das Nähere zu bestimmen.

§ 25 Abwicklung von Zahlungen

(1) Für jede Bareinzahlung hat die Kasse eine Quittung auszustellen. Werden Einzahlungen durch die Übergabe einesSchecks bewirkt, muss die Quittung den Vermerk ”Eingang vorbehalten” enthalten. Werden Einzahlungen als Abbuchungen von einem Konto des Zahlungspflichtigen eingezogen, muss vom Schuldner eine Einzugsermächtigung vorliegen.

(2) Auszahlungen sind in der Regel durch Überweisungen oder Daueraufträge vorzunehmen. Eine Einzugsermächtigung an den Empfangsberechtigten erteilt die Kasse auf Anweisung des/r Haushaltsverantwortlichen; daneben ist eine allgemeine Zahlungsanweisung erforderlich.Der Empfangsberechtigte muss die Gewähr bieten, dass er ordnungsgemäß abrechnet; die Abbuchungen müssen zeitlich und der Höhe nach abgeschätzt werden können. Widerspricht die Kasse einer Abbuchung in angemessener Frist, muss gewährleistet sein, dass der abgebuchte Betrag dem Konto der Kasse wieder gutgeschrieben wird.

3. Abschnitt: Buchführung

§ 26 Grundsätze für die Buchführung

(1) Der Jugendring führt seine Rechnung nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung, hierbei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Die Art der Buchungen muss die zwangsläufige Fortschreibung der Vermögens-und Schuldenteile ermöglichen. Die Buchführung muss zusammen mit der Bestandsaufnahme die Aufstellung von Jahresabschlüssen gestatten, die den Anforderungen nach § 32 entsprechen. Eine Anlagenbuchführung muss vorhanden sein.

(2) Die Vorschriften des Dritten Buchs des Handelsgesetzbuchs, sofern diese Verordnung nichts anderes ergibt, sinngemäß anzuwenden.

(3) Der Jugendring hat die für Kosten-und Leistungsrechnungen erforderlichen Unterlagen zu führen.

§ 27 Inventar

(1) Jährlich zum Schluss des Wirtschaftsjahres hat der Jugendring seine Forderungen und Schulden, den Betrag des baren Geldes, seine sonstigen Vermögensgegenstände sowie ggf. seine Grundstücke genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Aufstellung des Inventars).

(2) Die §§ 240 und 241 des Handelsgesetzbuchs finden Anwendung.

§ 28 Jahresabschluss

Für den Schluss eines jeden Wirtschaftsjahres ist ein Jahresabschluss aufzustellen (Teil 4). Die Erfolgsrechnung ist entsprechend der Detailplanung aufzustellen. Die allgemeinen Vorschriften, die Vorschriften über den Ansatz, die Bilanz, die Gewinn-und Verlustrechnung, die Bewertung und über den Anhang, die nach dem Dritten Buch des Handelsgesetzbuchs (Erster und Zweiter Abschnitt) für den Jahresabschluss von mittelgroßen Kapitalgesellschaften, gelten, finden sinngemäß Anwendung, soweit sich aus dieser Finanzordnung nichts anderes ergibt.

§ 29 Belege

(1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen, Auszahlungsnachweise und die Zahlung begründenden Unterlagen belegt sein.

(2) Die Belege werden nach Belegarten geordnet.

Teil 5 Aufstellung des Jahresabschlusses

§ 30 Zuständigkeiten bei Aufstellung des Jahresabschlusses

(1) Der Jahresabschluss wird innerhalb von vier Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres vom/von der Haushaltsverantwortlichenprüfungsfest vorbereitet und den Wirtschaftsprüfern/innen zur Prüfung nach den hierfür geltenden gesetzlichen Vorschriften zugeleitet. Der Vorstand stellt vorab die wesentlichen Rahmenbedingungen des Jahresabschlusses vorläufig fest.

(2) Nachdem das Testat der Wirtschaftsprüfer/innen (§ 39) vorliegt und eventuelle Nachbesserungen erfolgt sind, stellt der Vorstand den Jahresabschluss fest. Der Jahresabschluss wird hiernach vom/von der Vorsitzenden unterschrieben.

(3) Auf der Grundlage des festgestellten Jahresabschlusses erstellt der/die Haushaltsverantwortliche eine aussagekräftige Zusammenfassung und legt diese dem Vorstand zur Überweisung an die Vollversammlung/den Bezirksjugendring-Ausschuss vor.

(4) Den ausgefertigten Jahresabschluss, das Testat der Abschlussprüfung und die aussagekräftige Zusammenfassung des Jahresabschlusses werden den gewählten Rechnungsprüfer/innen übergeben.

(5) Nach Behandlung des Berichts der gewählten Rechnungsprüfer/innen stellt die Vollversammlung/der Bezirksjugendring-Ausschuss die aussagekräftige Zusammenfassung des Jahresabschlusses fest. (§ 2 Abs. 2).

§ 31 Bestandteile des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss besteht aus

  • der Bilanz (§ 33),
  • der Gewinn-und Verlustrechnung (§ 35),
  • dem Anhang mit Anlagennachweis (§ 36),
  • dem Lagebericht (§ 37)
§ 32 Kosten-und Leistungsrechnung

Der Jugendring hat seine Kosten-und Leistungsrechnung so zu führen, dass eine betriebsinterne Steuerung sowie eine Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit ermöglicht werden.

§ 33 Bilanz

Die Bilanz ist nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs aufzustellen.

§ 34 Bewertung und Abschreibung

(1) Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die mit öffentlichen Fördermitteln oder sonstigen Zuwendungen Dritter angeschafft oder hergestellt wurden, sind auf der Aktivseite der Bilanz mit dem Bruttowert anzusetzen. Auf der Passivseite der Bilanz sind die bereits zweckentsprechend verwendeten Förderungsmittel und Zuwendungen als Sonderposten gesondert auszuweisen, vermindert um den Betrag, der bis zum jeweiligen Bilanzstichtag angefallenen Abschreibungen auf die mit diesen Mitteln finanzierten Vermögensgegenstände des Anlagevermögens.

(2) Im Übrigen gelten die §§ 252 bis 256 des Handelsgesetzbuches.

§ 35 Gewinn-und Verlustrechnung, Erfolgsübersicht

(1) Die Gewinn-und Verlustrechnung ist nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs aufzustellen.

(2) Für jeden Einzelplan ist unter Berücksichtigung der Mittelherkunft bzw. Einrichtungsart zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres außerdem eine Erfolgsübersicht aufzustellen. Dabei sind gemeinsame Aufwendungen und Erträge sachgerecht auf die Betriebszweige aufzuteilen, soweit Lieferungen und Leistungen nicht gesondert verrechnet werden.

(3) Erträge die durch die Auflösung von Sonderposten wegen einer Verrechnung von Abschreibungen für Gegenstände des Anlagevermögens, die durch öffentliche Fördermittel oder sonstige Zuwendungen Dritter beschafft wurden, entstehen, sind als solche auszuweisen.

§ 36 Anhang, Anlagennachweis

(1) Der Anhang ist entsprechend HGB zu erstellen.

(2) In einem Anlagennachweis als Bestandteil des Anhangs ist die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens einschließlich der Finanzanlagen aufzustellen.

(3) Bei Betrieben, bei denen der Jugendring Gesellschafter ist, ist deren Jahresabschluss (bestehend aus Bilanz, Gewinn-und Verlustrechnung sowie Anhang) und eine aussagekräftige Zusammenfassung des Lageberichts beizugeben.

§ 37 Lagebericht

Gleichzeitig mit dem Jahresabschluss ist ein Lagebericht gemäß HGB aufzustellen.

§ 38 Aufbewahrungsvorschriften

Es gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die Fristen beginnen am 1. Januar des Jahres, das auf die Feststellung des Jahresabschlusses folgt.

Teil 6 Prüfungswesen

§ 39 Abschlussprüfung

(1) Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und des Jahresabschlusses ist im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen durch eine/n Abschlussprüfer/in zu prüfen. Zu Abschlussprüfer/innen können neben Wirtschaftsprüfer/innen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auch vereidigte Buchprüfer/innen und Buchprüfungsgesellschaften bestellt werden. Die Vorschriften der §§ 316 bis 324 a des Seite 20_Finanzordnung für Gliederungen mit doppelter Buchführung (FO-Dop)Handelsgesetzbuchs sind analog anzuwenden. Die Vorschriften der §§ 264 d und 319 a HGB finden keine Anwendung.

(2) Die Bestellung nimmt der Vorstand vor.

(3) Über den gesetzlichen Prüfungsauftrag hinaus können die Abschlussprüfer/innen auch mit Prüfungen im Rahmen von § 40 beauftragt werden. Vor einer Beauftragung sind die gewählten Rechnungsprüfer/innen zu hören.

§ 40 Gewählte Rechnungsprüfer/innen

(1) Die Vollversammlung/der Bezirksjugendring-Ausschuss wählt nach § 11 Abs. 2 Buchstabe c bzw. § 20 Abs. 2 Buchstabe c Satzung mindestens zwei und höchstens fünf Rechnungsprüfer/innen. Die gewählten Rechnungsprüfer/innen vereinbaren die Prüfungsschwerpunkte. Sie bestimmen aus ihrer Mitte eine/n Sprecher/in. Die Amtszeit der gewählten Rechnungsprüfer/innen entspricht der des Vorstands.

(2) Die Rechnungsprüfer/innen sind bei der Durchführung ihrer Aufgaben von Weisungen der Organe unabhängig und der Vollversammlung/dem Bezirksjugendring-Ausschuss unmittelbar verantwortlich. Notwendige Kosten, die den Rechnungsprüfern/innen im Zusammenhang mit den Prüfungen entstehen, sind zu ersetzen. Die Richtlinie über Aufwandsentschädigungen nach § 4 Abs. 4 gilt entsprechend.

(3) Die Prüfungen sind rechtzeitig, gründlich, gewissenhaft und sachgerecht zu erledigen. Den Prüfern/innen sind die zur Prüfung erforderlichen Unterlagen auszuhändigen und die erforderlichen Auskünfte wahrheitsgemäß und umfassend zu erteilen. Im Rahmen ihrer Prüfungen haben sie Zutritt zu allen Geschäfts-und Betriebsräumen, sie können Ortsbesichtigungen vornehmen und die Öffnung von Behältern verlangen.

(4) Prüfungsgebiete aus der Abschlussprüfung müssen von ihnen nicht nochmals geprüft werden, vielmehr beziehen die gewählten Rechnungsprüfer den Bericht der Abschlussprüfer in ihre Prüfungsergebnis ein. Ihre Prüfungstätigkeit richtet sich insbesondere darauf,

  • 1. ob der Wirtschaftsplan eingehalten und die Zielsetzungen umgesetzt wurden,
  • 2. die Beschlüsse der Organe beachtet wurden,
  • 3. die Einnahmen rechtzeitig eingegangen sind und die Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und angemessen anzusehen sind.

(5) Über die Prüfung ist ein schriftlicher Bericht zuerstellen, der Art und Umfang der Prüfungen in wesentlichen Ergebnissen festhält. Der Vorstand muss Gelegenheit haben, zu diesem Bericht Stellung zu nehmen.

(6) Die Rechnungsprüfer/innen sind verpflichtet, bei Verdacht auf strafbare Handlungen, bei schwerwiegenden Feststellungen, besonderen Vorkommnissen im Vollzug des Wirtschaftsplans oder anderen Vorkommnissen den/die Vorsitzende, erforderlichenfalls den Bezirksjugendring, bei den Bezirksjugendringen den Bayerischen Jugendring unverzüglich zu informieren.

§ 41 Prüfungen durch den Bayerischen Jugendring

Überörtliche Prüfungen werden in der Regel in einem mehrjährigen Turnus durch den Bayerischen Jugendring durchgeführt.

§ 42 Unterrichtung des Bayerischen Jugendrings

Der beschlossene Wirtschaftsplan, der festgestellte Jahresabschluss, der Bericht der Abschlussprüfer und Rechnungsprüfer sind innerhalb von zwei Monaten dem Bayerischen Jugendring zuzuleiten.

Teil 7 Anwendung dieser Finanzordnung, Schlussbestimmungen

§ 43 Aufstellung der Eröffnungsbilanz

(1) Hat der Landesvorstand des Bayerischen Jugendrings zugestimmt, dass diese Finanzordnung ausgeführt werden kann (§ 21 Finanzordnung für Bezirks-, Kreis-und Stadtjugendringe-Haushaltsplan bzw. § 22 Abs. 4 Finanzordnung für Haushalt in Eckwerten), hat der Bezirks-, Kreis-oder Stadtjugendring eine Eröffnungsbilanz aufzustellen.

(2) Es ist ein Überleitungsbericht zu erstellen, in dem dokumentiert wird, wie die bisherigen Finanzdaten übernommen werden.

(3) Eröffnungsbilanz und Überleitungsbericht sind durch die Abschlussprüfer (§ 39) zu testieren.

§ 44 Inkrafttreten und Übergangsbestimmungen

(1) Diese Finanzordnung tritt am 01. November 2003 in Kraft

(2) Die in dieser Finanzordnung genannten Anlagen beschließt der Landesvorstand.

(3) Ergänzend gelten die Regelungen der KommHV-Doppik und der Satzung des BJR. Diese Finanzordnung wurde beschlossen vom 122. Hauptausschuss auf der Sitzung vom 17. bis 19. Oktober 2003 in Gauting, zuletzt geändert vom 148. Hauptausschuss auf der Sitzung vom18. bis 20. März 2016 im Kloster Windberg.

Fußnoten:
1 Siehe § 22 Abs. 4 Finanzordnung für den Haushalt in Eckwerten bzw. § 21 Abs. 4 Finanzordnung-Haushaltsplan.
2 Nach Art. 110 BayHOsind juristische Personen des öffentlichen Rechts auf die entsprechende Anwendung der Vorschrift des § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB verpflichtet, soweit sie einen Wirtschaftsplan aufstellen und nach den Grundsätzen der kaufmännischen doppelten Buchführung buchen.
3 Die Satzung des Bayerischen Jugendrings weist der Vollversammlung/dem Bezirksjugendring-Ausschuss die Aufgabe zu, den Haushalt zu beschließen und die Jahresrechnung entgegenzunehmen (§ 11 Abs. 2 Buchst. g und h bzw. § 20 Abs. 2 Buchst. g und h); die Entsprechungen sind damit benannt.
4 Die Begriffe „Gewinn“, „Verlust“ usw. wurden nicht gegen denkbare Ersatzbegriffe getauscht. Sobald im öffentlichen Haushaltsrecht einheitliche Ersatzbegriffe verbindlich eingeführt sind, erfolgt die Anpassung. Unabhängig von den Begrifflichkeiten ist jedoch in § 5 Abs. 3 der Grundsatz des Ausgleichs von Aufwendungen und Erträgen festgelegt.
5 Leiter/in des Rechnungswesens

Beschlossen vom 148. Hauptausschuss des Bayerischen Jugendrings vom 18. bis 20. März 2016