Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für Veranstaltungen und Arbeitstagungen

Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten wir von Ihnen konkret verarbeiten, ergibt sich aus der jeweiligen Geschäftsbeziehung.
Bitte geben Sie diese Informationen auch Personen weiter, die auf Ihrer Seite im Rahmen der Durchführung des Vertragsverhältnisses einbezogen werden.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Bayerische Jugendring (BJR) Körperschaft des öffentlichen Rechts, Herzog-Heinrich-Straße 7, 80336 München.
Der Bayerischer Jugendring wird gesetzlich vertreten durch den Präsidenten, Matthias Fack.

2. Datenschutzbeauftragte:
Sollten Sie der Auffassung sein, dass eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Bayerischen Jugendring gegen datenschutzrechtliche Vorgaben verstößt, können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte des Bayerischen Jugendrings wenden:
Datenschutzbeauftragte beim BJR: Frau Barbara Rieser, Herzog-Heinrich-Straße 7, 80336 München, Email: rieser.barbara@bjr.de, Telefon: 089-5145812

3. Zweck der Verarbeitung

  1. Im Rahmen der Planung, Abwicklung und Abrechnung von Veranstaltungen und Arbeitstagungen werden einzelne personenbezogene Daten zur Durchführung des jeweils zugrundeliegenden Vertrags und zu Zwecken des Nachweises von Belegen an Dritte weitergeben.
  2. Fotos und/oder Videos dienen der Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters sowie der zeitgenössischen Dokumentation von Veranstaltungen des Bayerischen Jugendrings als oberstes beschlussfassendes Gremium der bayerischen Jugendarbeit.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  1. Sämtliche personenbezogenen Daten bis auf Fotos und/oder Videos werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erhoben, da diese für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zwingend erforderlich sind, als auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e wenn dies im Zuge der Wahrnehmung der dem Bayerischen Jugendring übertragenen Aufgaben erfolgt.
  2. Die Verarbeitung von Fotos und/oder Videos (Erhebung, Speicherung und Weitergabe an Dritte (s. unter 5.) erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung des_der Betroffenen, mithin gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie dienen dem Bayerischen Jugendring insbesondere für die Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation von Veranstaltungen.
  3. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (s. unter 5.) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Weitergabe ergibt sich aus der Notwendigkeit die Veranstaltungen und Arbeitstagungen ordnungsgemäß planen, abwickeln und abrechnen zu können.

5. Kategorien von Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an

  1.  Dritte: externe Dienstleister (z. B. Tagungsstätte, zusätzliche externe Beherbergungsbetriebe, Grafikagenturen, Druckereien), Kooperationspartner im Rahmen von Projekten und Veranstaltungen
  2.  Auch der Upload von Daten im Internet (Facebook, Twitter, Vimeo, Youtube, Instagram) stellt eine Weitergabe an Dritte dar.
  3.  Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an Ärzte, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben.

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

  1. Mit Ausnahme der Fotos und/oder Videos werden personenbezogene Daten nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Vertragserfüllung (Dokumentationspflicht) o.ä.) erforderlich ist. Im Anschluss hieran werden sämtliche damit im Zusammenhang stehende Daten unwiderruflich gelöscht. Außer es steht eine gesetzliche Aufbewahrungs- oder Löschfrist der sofortigen Löschung entgegen.
  2. Fotos und/oder Videos welche Aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
  3. Fotos und /oder Videos welche Aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, werden vorbehaltlich eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert. 

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Vorbehaltlich der Einverständniserteilung zur Verarbeitung von Fotos und/oder Videos sind Sie dazu verpflichtet, die geforderten Daten anzugeben. Nur so kann der zugrundeliegende Vertrag mit Ihnen geschlossen und erfüllt werden.

8. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos und/oder Videos kann jeder Zeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

9. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  1.  Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  2.  Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  3.  Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 21 DSGVO).
  4.  Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.