An dieser Stelle sammeln wir Antworten auf häufige Fragen zum Sonderprogramm Ferienangebote für Träger. Wir haben die Fragen und Antworten nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, die Grundlage bilden die entsprechenden Förderrichtlinien, die nach der Genehmigung durch die Ministerien veröffentlicht werden.
Wir wollen gerne ein Angebot in den Herbstferien für Kinder machen, aber wir sind leider nicht antragsberechtigt gemäß der Förderrichtlinien des Sonderprogramms. Gibt es trotzdem einen Weg?
Ja. Wenn ein antragsberechtigter Kooperationspartner vor Ort gefunden und mit dem eine Vereinbarung über die Durchführung einer Maßnahme geschlossen wird. In dieser Vereinbarung muss dann stehen, dass der antragsberechtigte Kooperationspartner mit der Antragstellung des Trägers einverstanden ist und die Qualität des Angebots gemeinsam sicher gestellt wird. Darüber hinaus muss klar sein, wer die administrative Abwicklung übernimmt und wer, welche Verantwortung für die Maßnahme übernimmt.
Bis wann muss der Antrag beim BJR gestellt werden?
Es gibt keine festen Fristen, sondern es ist ein dynamisches System, in dem der BJR gemeldete Bedarfe der Schulen und Angebote zusammenführen wird. Allerdings muss der Antrag rechtzeitig vorher, zwei Wochen vor Beginn der Maßnahme sind empfehlenswert, beim BJR eingegangen sein, so dass er noch geprüft und eine Bewilligung erfolgen kann. Ohne die Bewilligung des BJR beginnt der Maßnahmenträger in eigener Verantwortung und auf eigenes Risiko. Eine Förderung über das Sonderprogramm ist dann nicht möglich. Je schneller bei uns Anträge eingehen, desto besser wird die Planungssicherheit für alle Beteiligten (Träger, Eltern, Kinder, Betreuer, etc.)
Muss ich unseren Antrag zwingend per Post an den BJR senden?
Nein. Nach dem Ausfüllen des Antrags erhält der Absender automatisch eine E-Mail, die dann ausgedruckt und unterschrieben an den BJR weitergeleitet werden muss. Ein Antrag gilt als gestellt, wenn
- die E-Mail unterschrieben als eingescanntes PDF an ferienportal@bjr.de gesendet wird oder
- die E-Mail unterschrieben beim BJR per Post eingeht.
Aufgrund der kurzfristigen Zeitläufe wird eine Bearbeitung aufgrund der Antragsstellung per E-Mail empfohlen.
Wenn wir als Träger dezentrale Angebote anbieten möchten, z. B eine Maßnahme pro Gemeinde in unserem Landkreis, muss dann für jede Gemeinde ein einzelner Antrag gestellt werden?
Ja, in dem Fall muss für jeden Veranstaltungsort, in dem die Maßnahme durchgeführt wird, ein eigener Antrag gestellt werden. Dies ist notwendig, um eine bedarfsgerechte Bescheidung durchführen zu können.
Bis wann ist mit einer Rückmeldung zur Antragstellung zu rechnen?
Sobald Anträge bei uns eingehen, werden wir diese mit dem gemeldeten Bedarf abgleichen. Wenn der Antrag den Förderrichtlinien entspricht und Bedarf besteht, werden wir schnellstmöglich die Genehmigung für einen vorgezogenen Maßnahmenbeginn erteilen oder gleich bewilligen.
Welche Arten von Personal kann eingesetzt werden?
Der Antragsteller hat diesbezüglich Gestaltungsfreiheit: Es kann sowohl festangestelltes Personal eingesetzt und abgerechnet werden, als auch Honorarkräfte oder Ehrenamtliche. Es sind allerdings die Voraussetzungen des §72a SGB VIII zu erfüllen. (erweitertes Führungszeugnis)
Ist der vorgegebene Zeitrahmen von 8 bis 16 Uhr verbindlich?
Maßnahmen im Sonderprogramm Ferienangebote sind nach den Förderrichtlinien nur dann förderfähig, wenn eine Betreuung von mindestens 8 Stunden gewährleistet ist. Ein Angebot, zum Beispiel von 9 bis 17 Uhr, kann ebenfalls förderfähig sein, muss aber mit dem abweichenden Bedarf der Eltern begründet sein.
Wenn Kinder/Jugendliche mit Behinderung an einer Maßnahme aus dem Sonderprogramm teilnehmen, gibt es dann ein zusätzliches Budget für Assistenz oder Kosten für Fahrdienste?
Nein, das Personalkostenbudget von bis zu 2.000 EUR pro Gruppe und Woche deckt alle Personalkosten ab. Zusätzlich notwendige individuelle Assistenzen müssen aus anderen Mitteln (mögliche Kostenträger können sein Bezirke, Krankenversicherung, Pflegekasse, Jugendamt, etc.) finanziert werden. Das Gleiche gilt für die Fahrdienste.
Welche Rolle haben wir als Jugendringe/die Kommunale Jugendarbeit beim Sonderprogramm, wenn wir es nicht schaffen selbst zusätzliche Angebote bereitzustellen?
Es gibt in jedem Landkreis und in jeder kreisfreien Stadt eine große Anzahl von antragsberechtigten Trägern der Jugendarbeit/Jugendhilfe. Diese müssen informiert, unterstützt und motiviert werden, um im Sinne der Kinder und Jugendlichen vor Ort ein gutes Programm in den Herbstferien anzubieten.
Können wir innerhalb schon bestehender Planungen zusätzliche Gruppen beantragen?
Ja. Wenn es zum Beispiel bereits ein Stadtranderholungsprogramm des KJR Musterhausen mit fünf Gruppen je zehn Kinder gibt, dann spricht nichts dagegen eine weitere sechste Gruppe zu beantragen, die dann über das Sonderprogramm finanziert wird. Diese muss dann allerdings getrennt abgerechnet werden und natürlich den Kriterien gemäß der Förderrichtlinien entsprechen.
Wie weisen die Eltern der teilnehmenden Kinder nach, dass sie keinen Urlaub mehr haben?
Als Nachweis für die Berechtigung der Eltern, ihr Kind an einer aus dem Sonderprogramm finanzierten Maßnahme anzumelden, genügt eine schriftliche Erklärung der Eltern. Ein entsprechendes Musterformular wird im Downloadbereich des Ferienportals noch bereitgestellt. Eine Bescheinigung des Arbeitgebers oder andere Formen des Nachweises sind nicht notwendig.
Können an einer aus dem Sonderprogramm finanzierten Gruppe auch Kinder teilnehmen, deren Eltern nicht anspruchsberechtigt sind?
Grundsätzlich sind die Ferienangebote aus dem Sonderprogramm für Eltern gedacht, die keine ausreichenden Urlaubsansprüche mehr haben, um ihr Kind in den Sommerferien betreuen zu können. Wenn es nun in einer Ferienwoche eine Gruppe von z. B. 10 Kindern gibt, dann spricht nichts dagegen, dass zwei Kinder von Eltern ohne entsprechende Ansprüche auch an diesem Ferienangebot in dieser Gruppe teilnehmen. Allerdings sind die Sachkosten für diese zwei zusätzlichen Kinder dann über das Sonderprogramm nicht förderfähig.
Bis wann muss ein Verwendungsnachweis beim BJR vorliegen und was wird dieser beinhalten?
Der Verwendungsnachweis ist bis sechs Wochen nach dem Ende der Maßnahme beim BJR einzureichen. Eine genaue Fristsetzung wird im Bewilligungsbescheid festgelegt. Das Formular für den Verwendungsnachweis wie auch weitere zu verwendende Mustervorlagen werden zeitnah auf der Seite des Ferienportals im Downloadbereich zu finden sein.
Gibt es für die Ferienangebote ein Musterhygienekonzept?
Nein. Auf der Homepage des BJR ist die jeweils aktualisierte Fassung der Empfehlungen zur Erstellung eines Gesundheitsschutz- und Hygienekonzept für die Jugendarbeit zu finden. Dort sind im Auswahlfeld “Best Practice” auch verschiedene Beispiele zu finden. Da die Rahmenbedingungen aufgrund des Veranstaltungsorts und der Art der Maßnahme überall verschieden sind und die Ferienangebote sich inhaltlich voneinander unterscheiden, muss für jede Maßnahme ein eigenes Gesundheitsschutz- und Hygienekonzept vorgehalten werden. Dieses muss weder mit dem BJR noch mit der Kreisverwaltungsbehörde vor Ort abgestimmt oder freigegeben werden, es ist lediglich vorzuhalten und auf Wunsch von Eltern oder behördlichen Anfragen vorzulegen und für ggf. Prüfungen bereitzuhalten.
Darf die Gruppe auch größer als 12 Teilnehmer_innen sein?
Nein. Wenn sich mehr als 12 Teilnehmer_innen anmelden, dann muss eine zweite Gruppe beantragt werden.
Was passiert, wenn ich für meine Gruppe nur fünf Anmeldungen erhalte - kann die Maßnahme dann trotzdem über das Sonderprogramm abgerechnet werden?
In begründeten Einzelfällen kann der BJR im Einvernehmen mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus einer abweichenden Teilnehmer:innenzahl zustimmen.
Dürfen auch Kinder aus anderen Landkreisen an unserem Angebot teilnehmen?
Ja, die Angebote orientieren sich zwar zunächst an den Bedarfen der Eltern vor Ort. Es kann jedoch viele Gründe geben, warum Eltern aus einer anderen Stadt oder einem anderen Landkreis ihr Kind bei einem Ferienangebot in einer anderen Region anmelden (Großeltern wohnen in der Nähe, nahe Grenze zum Nachbarlandkreis, usw.)
Wie erfahren die Eltern von unserem Ferienangebot?
Alle Maßnahmen aus den bewilligten Anträgen werden demnächst auf der Bayernkarte veröffentlicht. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, bereits geplante Ferienprogramme in den Schulferien über das separate Online-Formular hinzuzufügen. Eltern können sich also anhand der Einträge im Ferienportal des BJR über die Angebote der Jugendarbeit in Bayern informieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Angebote vor Ort zu bewerben. Weder die Schule, noch der BJR wird sich aktiv um die Vermittlung der Angebote an die Eltern kümmern können.