Vergabestelle

Der Bayerischer Jugendring ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts verpflichtet, seine Liefer- und Dienstleistungen gemäß der UVgO  auszuschreiben und die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar zu Verfügung zu stellen.

Aktuelle Vergabeverfahren

V2018-001-1-2-2- Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Der BJR plant die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung seiner Verwaltungsprozesse samt elektronischer Archivierung sowie Postkorb-/Workflow-Funktionen.

Die Einführung verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u.a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die Fachverfahren des BJR integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. Aus diesem Grund führt der BJR eine Beschränkte Ausschreibung durch mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gem. UVgO zur Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen einer DMS-Lösung inkl. Integrations- und Serviceleistungen (v.a. Schulung, Pflege und Wartung, sowie deutschsprachigem Support).

München, 16.02.2018

Verfahrensunterlagen

Geforderte Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb - stehen zum download bereit

1. Bewertungsmatrix

2. Unterschriftenblatt

3. Eigenerklärung

4. Lastenheft

5. Beispielprozess

6. Beantwortung Bieterfragen

Frage 1:
Im Dokument "Bewertungsmatrix.xlsx" ist unter K.-Nr. 1.3 (Ausschlusskriterium) von einer Anlage 4 "Scientology.pdf" die Rede. Diese Anlage wurde nicht zum Download gestellt.

Antwort 1:
Die Anlage 4 "Scientology.pdf" wurde in der Anlage 3 Eigenerklärung als Punkt "9. Scientology-Erklärung" aufgenommen. Die Anlage gilt als beigelegt, wenn Anlage 3 vollständig ausgefüllt und eingereicht wird.

Frage 2:

In der Bewertungsmatrix wird zu den Referenzangaben die Anzahl an aktiven Benutzern erfragt, die mit einem DMS-Anwendungsclient arbeiten (K.-Nr. 3.3, 4.3 und 5.3). Unsere Frage bezieht sich dabei auf die Gewichtung der Punkteverteilung. Gehen wir recht in der Annahme, dass Referenzen mit einer Anwenderanzahl zwischen 100 bis 200 Clients besser bewertet werden (100% der Maximalpunktzahl), als Referenzen die über mehr als 200 Anwender verfügen (50% der Maximalpunktzahl)?

Antwort 2:

Ja, da der BJR im Hinblick auf die dauerhaften Aufwände für den Betrieb und die technische und fachliche Administration und den damit verbundenen Umfang intern notwendiger Ressourcen Referenzen mit einer vergleichbaren Größenordnung von Anwendern sucht.

Frage 3:

Setzt der BjR aktuell bereits die Softwarelösung/Kollaborationsanwendung „SharePoint“ von Microsoft ein? 

Antwort 3:

Nein, Microsoft SharePoint wird bisher nicht eingesetzt. Es sind auch keine Erfahrungen dazu vorhanden.


Frage 4:

Ist im Zuge der vorliegenden Ausschreibung eine strategische Ausrichtung des geforderten DMS-Systems in Richtung Microsoft SharePoint (als Basis) gewünscht/vorstellbar oder setzt der BjR strategisch auf ein natives DMS-System?

Antwort 4:

Microsoft SharePoint ist nicht als strategische Plattform beim BJR vorgesehen. Der BJR sucht eine native DMS-Lösung.

Geforderte unterlagen zur Angebotsabgabe - vorlagen werden den ausgewählten bietern zugesandt

Anforderungskatalog

Preisblätter

EVB-IT Systemvertrag

AGBs zum EVB-IT Systemvertrag

7. Beantwortung Bieterfragen:

Antwort  1:

Auf Grund diverser Rückfragen in Bezug auf die Nutzung von Apple MacBooks unter MacOS, werden die bereitgestellten Ausschreibungsunterlagen wie folgt angepaßt:

  • Die im Lastenheft DMS (Kap. III.4.1 und III. 9.3) genannten MUSS-Kriterien bzgl. der Anforderung einer Unterstützung eines MacBooks mit MacOS-Betriebssystem werden zu SOLL-Kriterien geändert.
  • Die im Dokument V2018-001-1-2-2 Beispielprozess für DMS als Fallbeispiel zur Bieterpräsentation vorkommenden Mussanforderungen in den Punkten: Vorkommende Dokumente –Mails Apple, und  5) Erstellung der Stellungnahme mit MacBook in pages mit Integration in DMS werden zu Soll-Anforderungen geändert.

Insgesamt besteht beim BJR das Ziel, die Benutzer mit MacBooks soweit möglich in die DMS-Umgebung und die darauf basierende Dokumentbearbeitung zu integrieren. Der Anbieter muss daher in seinem Angebot darstellen, welche grundsätzlichen Möglichkeiten die angebotene DMS-Lösung für eine native Integration der MacOS-Plattform bietet bzw. welche sinnvollen Alternativen aus seiner Sicht möglich wären. In der Bieterpräsentation müssen im Rahmen des Beispielprozesses die Möglichkeiten einer Integration von MacBooks erläutert bzw. dargestellt werden.

Frage 2:

Was genau stellen Sie sich für das Lösungskonzept vor. Was stecken genau für Prozesse dahinter? Sollte die Technik näher aufgezeigt werden bzw. der Anforderungskatalog näher erklärt werden?

Antwort 2:

Unter einem Lösungskonzept versteht der BJR eine Stellungnahme zu den/Kommentierung der im Lastenheft dargestellten fachlich funktionalen Anforderungen durch Beschreibung der Abdeckung dieser Anforderungen durch die angebotene DMS-Lösung. Weiterhin wird eine Beschreibung der vom Bieter angedachten Lösungsansätze zur Umsetzung der im Lastenheft DMS unter Kap. IV beschriebenen Anwendungsszenarien erwartet.