Fachberatung schulbezogene Jugendarbeit

Schritt 3: Entscheidung über die Zusammenarbeit

Nach den ersten Gesprächen und den ersten Eindrücken, die beide Partner voneinander gewonnen haben, wird eine Entscheidung über die Zusammenarbeit zunächst getrennt voneinander in den jeweiligen Strukturen getroffen. Ziel ist es, zu prüfen, ob beide Seiten die Zusammenarbeit auch wirklich wollen. Erst nach diesem – in der Regel formalen – Beschluss kommt es zur Erstellung eines Arbeitskonzepts und zum Abschluss eines Kooperationsvertrags (s. „Schritt 4: Erstellung eines Arbeitskonzeptes“ und „Schritt 5: Abschluss eines Kooperationsvertrags).

Was gilt es zu beachten?

• Partnerinternes Prüfen von veränderten Voraussetzungen nach der Kontaktaufnahme: Wie hat die Schule reagiert: Was war positiv, was hat uns irritiert, wo müssen wir noch mal nachfragen, wollen wir nach wie vor mit dieser Schule zusammenarbeiten, welche Anforderungen wurden/werden an uns und unser Angebot gestellt?
• Prüfen der Ressourcen: Wie hoch ist der Zeitaufwand, welche Sach- und gegebenenfalls Personalkosten kommen auf den Träger zu, welche Räume müssen wir zur Verfügung stellen? Vertretung im Krankheitsfall klären etc. Hier geht es nicht darum, exakte Daten zu erheben, sondern eine erste Einschätzung über den Aufwand zu bekommen.
• Die Entscheidung über die Zusammenarbeit und über das weitere Vorgehen trifft der Vorstand. Hilfreiche Fragen könnten sein: Sind wir bereit, die Ressourcen für die Kooperation zu investieren, welchen Gewinn erwarten wir von der Zusammenarbeit?
• Für den Entscheidungsprozess der Schule könnte z. B. hilfreich sein, dass (angeregt und mitgestaltet durch die Jugendarbeit) das Thema Zusammenarbeit Jugendarbeit und Schule auf die Tagesordnung eines Schulforums gesetzt wird.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, und wer kümmert sich darum? 
In dieser Phase sind alle bisher am Projekt Beteiligten gefragt, sich zu äußern. Wichtig: Die Entscheidung über die Zusammenarbeit sollte zeitnah nach der Kontaktaufnahme gefällt werden, damit die angefragte Schule nicht zu lange hingehalten wird und sich evtl. andere Koope-rationspartner sucht, die eingeplanten Lehrer/-innen nicht andere Tätigkeiten planen oder das Interesse nachlässt.

Achtung 
Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine Zusammenarbeit in der Regel nur dann zustande kommt, wenn die Schule Bereitschaft signalisiert.

Tipp
Eine Entscheidung braucht Zeit, diese sollte den Beteiligten auch gegeben werden, damit alle dahinterstehen. Evtl. können weitere kleinere Kennenlern-Aktivitäten eingeplant werden, z. B. die Teilnahme an schulischen Veranstaltungen (Tag der Offenen Tür, Projektwoche) mit eigenen Informationsmaterialien.

Schritt 4: Erstellung eines Arbeitskonzeptes 

Worum geht’s?
Ein Konzept ist der „Fahrplan der Zusammenarbeit“: Hier wird das genaue Vorgehen beschrieben und ein Einvernehmen darüber herbeigeführt. In einem Konzept stehen die Ziele für die Zusammenarbeit und wie diese erreicht werden, die benötigten Ressourcen werden benannt und was, wann, von wem und unter welchen Voraussetzungen realisiert werden soll.
Anhand eines gemeinsam erarbeiteten, ausführlich diskutierten Konzepts entsteht erstmals Vertrauen und Motivation zwischen zwei sehr unterschiedlichen Partnern, was für die Umsetzung des Konzepts von grundlegender Bedeutung ist.

 Was gilt es zu beachten?

Beide Seiten bringen Knowhow in das Erstellen eines Arbeitskonzepts ein, deswegen ist eine gute Abstimmung während der Konzeptentwicklung erforderlich. 

Am besten ist bereits in dieser Phase die Schaffung einer sinnvollen Struktur für die Zusammenarbeit, z.B. die Einrichtung einer gemeinsamen Arbeitsgruppe, die dann auch während der Umsetzung des Konzepts weiter bestehen bleibt oder die Verortung in bereits bestehende Gremien.

Inhalte, die bei der Konzeptentwicklung zu berücksichtigen sind, sind je nach Art, Umfang und Ziel der Zusammenarbeit unterschiedlich zu gewichten:

• Analyse des Ist-Zustandes (Bestandserhebung über bereits bestehende Kooperationen, gegenseitige Wünsche und Erwartungen, aber auch Befürchtungen)
• Formulierung eines gemeinsamen Ziels/gemeinsamer Ziele (dies ist der Kern der Konzeptentwicklung, hier sollte sehr klar gearbeitet werden)
• Entwicklung einer Strategie zur Erreichung des Ziels: Erreichen wir die Ziele z.B. eher mit Freizeit- oder mit Bildungsangeboten, im Klassenverband oder ganz frei?
• Festlegen der Zielgruppe, Inhalte und Methoden, Benennen der Qualifikationen des ehrenamtlichen und hauptberuflichen Personals
• Darstellung der Umsetzungsschritte: Hier geht es um möglichst konkrete Pläne – evtl. auf einer Zeitleiste eingetragen – inklusive eines Kosten- und Finanzierungsplans, sowie die Benennung von sogenannten ‚Meilensteinen’ – also die Formulierung von Zwischenzielen und Teilergebnissen.
• Überlegungen zum ‚Danach’ – also zur Erfolgskontrolle, möglicher Verstetigung des Angebots oder auch zu Schritten für den Fall des Scheiterns.
• Öffentlichkeitsarbeit
• Art und Weise der Zusammenarbeit: Wer hat/übernimmt welche Rolle bei der Zusammenarbeit?

Bei der Konzeptentwicklung bietet es sich an, externe Unterstützung oder Beratung dazu zu holen (z. B. Projektstelle schulbezogene Jugendarbeit des BJR, Verbände/Ringe, die ähnliche Projekte gemacht haben, fachliche Unterstützer/-innen - DJI oder Fachhochschulen mit einem Schwerpunkt im Themenfeld Jugendarbeit). 

Wann ist der richtige Zeitpunkt, und wer kümmert sich darum? 

Die Konzepterstellung sollte rechtzeitig vor Beginn der Maßnahme bzw. des Projekts erfolgen, damit das Konzept dann auch in alle Bereiche der Schule und des Trägers kommuniziert werden kann.
In die Entwicklung sind alle Beteiligten, die mit Entscheidungen und Umsetzungen für die Zusammenarbeit zu tun haben, entsprechend dem Knowhow einzubeziehen. 

Achtung

Ein Konzept darf nicht starr und unveränderbar sein. Bereits in der Beratungsphase eines Konzepts sollte ein gewisser Spielraum gegeben sein, um eine Erfolgskontrolle und/oder Nachjustierung der Arbeit zu ermöglichen, hilfreich hierfür ist z. B. das Festlegen von Meilensteinen (siehe oben). Stellt sich beispielsweise heraus, dass der Zeitplan für ein Projekt nicht eingehalten werden kann, eignen sich solche Meilensteine, um zu prüfen, warum die Verzögerung zustande gekommen ist und wie darauf zu reagieren ist: Straffung der Aktivitäten oder Dehnung des Zeithorizonts.

Ein Bereich der Konzeptentwicklung, der oft (vor allem in Bezug auf den Zeitaufwand) unterschätzt wird, ist die Ressourcenplanung: Veranstaltungen schulbezogener Jugendarbeit sind selten mit hohen Teilnehmer/-innengebühren möglich, vor allem wenn diese zeitlich im schulischen Rahmen stattfinden, zusätzliche Finanzmittel (Eigenmittel, Fördermittel über Fachprogramme, Schulfördervereine, etc.) sind nötig: Eine Beratung kann über den BJR erfolgen; das Beantragen zusätzlicher Gelder über Stiftungen, Landkreise oder Andere erfordert Geduld. 

Tipp 

Die schriftliche Fixierung des Konzepts räumt Missverständnisse aus dem Weg und hilft bei der Gewinnung von Förderern/-innen, Unterstützern/-innen und weiteren Partnern/-innen (s. o.). 
Mit einem durchdachten Konzept können eventuelle Zweifler/-innen innerhalb der Schule überzeugt werden.

Es gibt viele gute Ideen in der Zusammenarbeit von Jugendarbeit und Schule in Bayern und auch in anderen Bundesländern. Oftmals lohnt es sich, bei anderen abzuschauen und gelungene Beispiele der eigenen Situation vor Ort anzupassen. Dies spart sogar Zeit und Investitionen.

Schritt 5: Abschluss eines Kooperationsvertrags

Worum geht’s?
Mit einem Kooperationsvertrag wird für die erforderliche Transparenz gesorgt und die Ernsthaftigkeit der Zusammenarbeit dokumentiert.
Der Abschluss einer Vereinbarung zwingt spätestens hier zur klaren Formulierung eines pädagogischen Ziels bzw. zur Festlegung eines beiderseitig akzeptierten Weges zur Zielerreichung:
Was kann Jugendarbeit der Schule bieten? Was soll mit dem Angebot erreicht werden? Welche Vorteile hat die Schule/die Jugendarbeit durch das Angebot?

Was gilt es zu beachten?

Eine schriftliche Vereinbarung ist ein Arbeitsinstrument, mit dem der Rahmen für die Zusammenarbeit gesteckt wird. Es empfiehlt sich, zu folgenden Bereichen Regelungen zu treffen (vgl. Muster der Kooperationsvereinbarung auf der BJR-Website):

• Präambel: Wer schließt mit wem zu welchem Zweck die Vereinbarung ab, worum geht es in der Zusammenarbeit und was sind die wichtigen Prinzipien?
• Art der Veranstaltung: schulisch oder Veranstaltung der Jugendarbeit
• Ausgangssituation: Wie stellt sich die Ausgangssituation beim Träger/bei der Einrichtung der Jugendarbeit dar? Warum will die Jugendarbeit/die Schule überhaupt eine Zusammenarbeit? Hier ist eine Beschreibung der örtlichen Gegebenheiten sinnvoll.
• Arbeitskonzept: Hier sind alle Punkte wichtig, die bereits in „Schritt 4: Erstellen eines Arbeitskonzepts“ beschrieben wurden. In der Regel wird das Arbeitskonzept an die Kooperationsvereinbarung angehängt.
• Kooperationsstruktur: Es sollte eine Steuerungsgruppe eingesetzt werden, die sich regelmäßig berät. Klärung über Information weiterer Mitarbeiter/-innen innerhalb der jeweiligen Organisation/Institution, Integration des Angebots in den Schulalltag, Vereinbarung von festen Abstimmungstreffen.
• Ansprechpartner/-innen auf Seiten der Jugendarbeit und der Schule sollten benannt werden.
• Finanzierung: Wer bezahlt das Angebot? Wer stellt das Personal, wer trägt die Sachkosten? Stehen ausreichend geeignete Räume für das Angebot zur Verfügung? Sofern zusätzliches Geld für die Kooperation bereitgestellt wird, muss am Ende in der Regel ein Verwendungsnachweis erbracht werden.
• Dokumentation und Qualitätsentwicklung: Hier empfiehlt es sich z. B., bereits im Vorfeld zu regeln, wer, wann einen Zwischenbericht und/oder Abschlussbericht verfasst und in welchem Umfang dieser aufgelegt werden muss.
• Weitere mögliche Fragen, die in einer Vereinbarung geregelt werden können: Aufsicht, Einhalten der Hausordnung, Unfallschutz, Fragen der Haftpflicht, Datenschutz, Verbindlichkeit des Angebots für Schülerinnen und Schüler, Kündigung des Vertrags, Verfahren im Krankheitsfall, etc.

In der Steuerungsgruppe oder zumindest einer sich regelmäßig treffenden Arbeitsgruppe, Projektgruppe oder anderem Gremium ist es notwendig, die Kooperationsvereinbarung im Blick zu haben, zu prüfen und gegebenenfalls nachzujustieren.

Handelt es sich um ein Kooperationsprojekt, das ein Jugendring koordiniert, müssen auch mit den Verbänden Vereinbarungen getroffen werden (vgl. Mustervereinbarung auf der BJR-Website).

Wann ist der richtige Zeitpunkt, und wer kümmert sich darum?
Für die Unterzeichnung der Vereinbarung sind in jedem Fall die Schulleitung und der Vorstand des Trägers zuständig. Die Unterzeichnung der Vereinbarung kann gut als offizieller Start des Projekts begriffen werden und ist in diesem Sinne bereits ein erster Anlass für die begleitende Öffentlichkeitsarbeit.
Es bietet sich beispielsweise an, zur Unterzeichnung – neben den unmittelbar beteiligten Personen – auch politische Mandatsträger und die lokalen Medien einzuladen.

Achtung
An dieser Stelle der Zusammenarbeit sind oftmals von Seiten der Jugendarbeit die größten Bedenken. Eine schriftliche Vereinbarung wird nicht für nötig befunden und könnte für noch größere Bedenken beim Projektpartner Schule sorgen („das ist dann so endgültig“). Die Erfahrung hat gezeigt, dass selbst bei bereits bestehender langjähriger guter Kooperation mit einer/mehreren Schule/n eine schriftliche Vereinbarung für mehr Öffentlichkeit und Klarheit innerhalb der Jugendarbeit und der Schule sorgt.

Tipp
Die Erarbeitung der Vereinbarung kann als ‚Gerüst’ den vorliegenden Empfehlungen entnommen und um lokale Besonderheiten ergänzt werden.

Schritt 6: Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit und Werbung

Worum geht’s?
Die Zusammenarbeit sollte dokumentiert werden und vor, während und nach der Umsetzung in einschlägigen Gremien und in der Tagespresse bekannt gemacht werden. Dies motiviert und sichert die Einbindung der Arbeit in die schulische und trägerspezifische Umwelt und hat nebenbei einen guten Werbeeffekt. Dieser Schritt trägt oft dazu bei, die Zusammenarbeit strukturell und damit auch langfristig abzusichern.

Was gilt es zu beachten?

• Eine Dokumentation des Projekts von Anfang an ist unbedingt notwendig (Verlauf, Bildmaterial, Protokolle), unter anderem auch im Hinblick auf weitere Projekte, um durch eine Analyse des Verlaufs und der evtl. aufgetretenen Probleme bei späteren Projekten davon zu profitieren und Fehler vermeiden zu können.
• Kooperationen zwischen Jugendarbeit und Schule sind nach wie vor noch nicht so üblich, so dass die lokalen und regionalen Medien darin durchaus einen Neuigkeitswert entdecken und regelmäßig über den Fortgang berichten werden. Es ergeben sich fast automatisch Gelegenheiten, zu denen die Medien eingeladen oder zumindest informiert werden können: Die Unterzeichnung der Vereinbarung, die Freischaltung einer Projekt-Website oder die Übergabe von entsprechenden Zertifikaten an die Teilnehmenden.
• Hinzu kommt sozusagen die Werbung in eigener Sache. Gezielte und kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit vor, während und nach Abschluss des Kooperationsprojekts macht zum einen das Vorhaben bekannt und erhöht die Zahl der Unterstützer/-innen; ‚ganz nebenbei’ wird dadurch aber auch die Kompetenz des Trägers/der Einrichtung der Jugendarbeit bekannt gemacht und Jugendarbeit als essentieller Teil der Bildungsinfra-struktur in der Gemeinde oder des Landkreises positioniert.
• Nicht zu vergessen ist die interne Kommunikation über die Ergebnisse des Projekts:
• Die Gremien, die an der Entscheidungsfindung zu Beginn des Projekts beteiligt waren, müssen während und vor allem nach Abschluss des Projekts ausreichend informiert werden, vor allem wenn es um die Entscheidung über eine Weiterarbeit oder ein ähnliches Projekt geht.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, und wer kümmert sich darum?
Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit und Werbung laufen während des gesamten Projekts.
Am einfachsten ist es, eine Person/ein Team mit diesen Aufgaben zu betrauen und bereits zu Beginn einige Eckdaten festzulegen: Was soll für welche Veröffentlichung dokumentiert werden, wer hat zu wem gute Kontakte, welches Material braucht es für die Öffentlichkeit? etc.

Achtung
Zeit und Kosten für die öffentlichkeitswirksame Darstellung und Dokumentation müssen bereits im Konzept, in der Ressourcenplanung bzw. in der schriftlichen Vereinbarung berücksichtigt werden, da sie zusätzlich zu den Mitteln für das eigentliche Projekt anfallen und meist ein größerer – oftmals unterschätzter - Posten sind.

Tipp
Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn des Projekts eine verantwortliche Person für die Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit zu benennen und gemeinsam zu überlegen, welche Informations- und Werbewege passend sind.