Die Unterbringung erfolgt insgesamt in Familien, d.h. der/die bayerische Schüler:in lebt zwei bis drei Monate in der ausländischen Familie, der/die etwa gleichaltrige Schüler:in danach für den gleichen Zeitraum in der bayerischen Familie. In den Programmen mit Neuseeland, Québec, Argentinien und Frankreich kommen die ausländischen Schüler:innen gewöhnlich zuerst nach Bayern.
Die gastgebende Familie in Bayern übernimmt die Aufenthaltskosten (Unterbringung, Verpflegung und Schulwegkosten) und verpflichtet sich, den Gast bei Ankunft vom genannten Programmort abzuholen und am Ende dorthin zurückzubringen. Programmort ist in der Regel München (Flughafen oder Hauptbahnhof), es sei denn, es wurde in der jeweiligen Programmausschreibung vom BJR ein anderer Treffpunkt als Programmort verbindlich festgelegt.
Kriterien zur Teilnahme für die ausländischen Schüler:innen sind in der Regel gute Leistungen im Unterrichtsfach Deutsch sowie ebenfalls eine klare Stellungnahme der ausländischen Schule. Die Deutschkenntnisse der englisch-, spanisch- und französischsprachigen Teilnehmer:innen sind in der Regel nicht mit den Englisch-, Spanisch- oder Französischkenntnissen der bayerischen Schüler:innen zu vergleichen. Häufig lernen sie die Sprache erst seit zwei oder drei Jahren. Die Teilnehmer:innen aus Québec haben meist nur einen Intensivkurs der deutschen Sprache absolviert.
Die ausländischen Bewerbungen kommen aus der gesamten im jeweiligen Programm angegebenen Region, mit einer gewissen Konzentration in den Ballungsgebieten. Allerdings befinden sich auch viele Schulen und Wohnorte der ausländischen Gastfamilien in Kleinstädten oder im ländlichen Raum.
Bei den Programmen mit Australien und Neuseeland besteht jeweils die Möglichkeit zur Teilnahme an einer Exkursion. Die Teilnahme daran ist grundsätzlich freiwillig und nicht im Teilnahmepreis inbegriffen.
Eigenständiges Reisen der bayerischen Schüler:innen sowie Besuche von Familienmitgliedern und Verwandten im Ausland sind aus rechtlichen und versicherungsrechtlichen Gründen nicht gestattet und führen zum sofortigen Ausschluss vom Programm. Dadurch anfallende Extrakosten sind vom Teilnehmer oder der Teilnehmerin selbst zu tragen. Sonderregelungen sind nur mit schriftlicher Genehmigung seitens der ausländischen Partnerstelle und des BJR möglich.
Es ist in der Regel nicht möglich, Wissenslücken, die durch die Abwesenheit entstehen, im Ausland zu schließen, da die dortigen Lehrpläne mit den hiesigen nur schwer zu vergleichen sind. Jedoch gelingt es den meisten Austauschschüler:innen, den versäumten Unterrichtsstoff ohne größere Mühen nachzuholen.
Beurlaubte Schüler:innen können nach ihrer Rückkehr keine Vergünstigungen insbesondere hinsichtlich des Lernstoffs beanspruchen. Allerdings gewähren viele Schulen nach Rückkehr eine Schonfrist von mindestens zwei Wochen bei der Reintegration in das eigene Schulsystem.